A HM Consultores apoia-se em todos os seus colaboradores para que o seu serviço seja de excelência ao longo de mais de 30 anos. Na MagazineHM #28 apresentamos a entrevista a Ana Martelo, Assistente Executiva.
Quais são os papéis que desempenhas dentro da empresa?
Oficialmente sou Assistente da Gerência, no entanto, sou muito mais polivalente nas funções que desempenho. Dou um forte apoio ao departamento financeiro e ao departamento comercial. Elaboro os contratos de prestação de serviços, e-mails, e faço a triagem dos contactos que chegam à HM Consultores pelo telefone. Dou sempre o meu melhor na receção de clientes e convidados especiais das mais variadas entidades nacionais ou internacionais! Estou sempre disponível para “apagar algum fogo” que surja, como acontece em qualquer empresa. Faço-o com muita satisfação porque sinto que estou integrada numa equipa especial.
És muitas vezes a pessoa que dá voz à empresa no primeiro contacto. Qual é a importância dessa primeira impressão?
A primeira impressão faz toda a diferença no contacto com o cliente, mesmo por telefone. A pessoa que nos ouve do outro lado gosta de ser bem-recebida, tal e qual como se fosse presencialmente. O tom de voz, a receção da chamada sempre com um sorriso, transmitem um som e energia particulares que se sentem do lado de lá. É preciso ser-se simpática, ter a certeza da informação que se vai passar e não deixar o ouvinte muito tempo à espera, apenas o necessário. O papel e a caneta devem estar sempre à mão. Ser calma e assertiva nas informações transmite segurança e garantem, quem sabe, um segundo contacto!
Quais são as qualidades e características pessoais que as tuas funções exigem?
Prefiro que sejam os meus colegas a tecer comentários em vez de fazer este exercício de autorreflexão. Contudo, diria que consigo ser afetuosa sou e simpática. Tenho facilidade em interagir com as pessoas internas e externas à HM Consultores. Gosto de aprender com os meus colegas de trabalho e ter autoconsciência dos meus erros enquanto pessoa e profissional. Por vezes é difícil controlar os nervos à flor da pele, mas diria que sou calma no meio do stress. Mesmo que existam dias em que o nervosismo faz-me soltar, uns dias, gargalhadas, e noutros dias, algumas lágrimas. Tenho conseguido trabalhar sob pressão ao longo dos anos, o que me ajudou a ganhar estofo. Tento sempre antecipar-me aos pequenos detalhes, aconselhar e garantir que toda a logística seja cumprida conforme previsto. Neste aspeto, o facto de ser muito organizada, permite que os assuntos se resolvam com maior rapidez e eficiência.
Como é que procuras afetar o desempenho dos restantes colaboradores?
Contagiá-los com o meu sorriso matinal e boa disposição! É muito importante para manter uma boa envolvência entre todos. Claro que há dias menos positivos, mas sou carinhosa e às vezes tento dar uma motivação mais “musculada”! Procuro elogiar o trabalho, quando merecido e também faço críticas construtivas. A celebração da aprovação de um projeto pode fazer toda a diferença na valorização individual e coletiva. Mesmo pequenos reparos na imagem, como uma roupa nova, podem incentivar a pessoa no seu ofício. Também dou o ombro se for preciso. Por exemplo, quando há olhares mais tristes ou cansados, consigo perceber e sentir que algo não está bem. Essa sensibilidade humana, para além do trabalho do dia-a-dia, contribui diretamente para o desempenho da equipa!
Assistente Executiva
