Lições Aprendidas: Transformar Projetos em Conhecimento
Os projetos de investimento podem converter-se em conhecimento. Normalmente, deixam dois resultados. O primeiro é evidente: uma nova unidade produtiva, um equipamento, uma tecnologia, um novo produto ou processo. O segundo é menos visível, mas pode ser igualmente valioso: o conhecimento adquirido durante a sua execução.
Problemas com fornecedores, estimativas que se revelaram demasiado otimistas, dificuldades na obtenção de determinada documentação, soluções encontradas para acelerar processos, alterações de âmbito ou decisões que permitiram recuperar um atraso são exemplos de conhecimento produzido durante um projeto. A questão é saber quanto desse conhecimento permanece na organização depois de o projeto terminar.
É aqui que entra a gestão das lições aprendidas.
Para lá da Execução: Aprender com os Projetos
Na gestão de projetos, uma lição aprendida é conhecimento adquirido através da experiência e que pode ser útil em iniciativas futuras. E importa sublinhar que não se trata apenas de registar erros.
Uma boa prática que permitiu antecipar um problema é uma lição aprendida. Um fornecedor que apresentou um desempenho particularmente positivo também. Uma estimativa de prazo que se confirmou adequada, um procedimento interno que simplificou a recolha de informação ou uma decisão que reduziu custos são experiências que interessa preservar.
Nos projetos de investimento financiados, esta aprendizagem assume particular relevância. A execução envolve frequentemente diferentes áreas da empresa, fornecedores, consultores e entidades externas, estando simultaneamente sujeita a requisitos de elegibilidade, prazos, metas, evidências documentais e procedimentos específicos.
A experiência acumulada na execução destes projetos pode, por isso, melhorar significativamente a preparação do investimento seguinte.
Do Conhecimento Individual ao Conhecimento da Organização
Um dos maiores riscos na gestão do conhecimento ocorre quando aquilo que a empresa sabe se confunde com aquilo que determinadas pessoas sabem.
Imagine-se que um colaborador conhece, pela experiência de vários projetos, as dificuldades habituais na recolha de determinada documentação ou sabe que certos investimentos exigem maior antecedência na contratação. Enquanto esse conhecimento estiver apenas na sua memória, estamos perante conhecimento implícito.
Quando é registado, estruturado e disponibilizado para utilização futura, passa a integrar o conhecimento explícito da organização.
Esta diferença torna-se particularmente relevante quando existem mudanças de funções, rotação de equipas ou simplesmente um intervalo de vários anos entre investimentos semelhantes. Uma organização que documenta aquilo que aprende reduz a sua dependência das pessoas e aumenta a sua capacidade de repetir boas práticas.
Um Simples Registo Pode Criar Muito Valor
A gestão das lições aprendidas não precisa de constituir um processo burocrático. Um Lessons Learned Log, comum aos diferentes projetos da empresa, pode ser suficiente.
Para cada situação relevante, podem ser registados elementos simples: o que aconteceu, qual a causa, qual o impacto no projeto, como foi resolvido e o que deverá ser feito de forma diferente – ou repetido – no futuro.
Num projeto de investimento, este registo pode abranger áreas muito diversas:
- Seleção e desempenho de fornecedores;
- Qualidade das estimativas de custos;
- Prazos de entrega;
- Licenciamento;
- Contratação de recursos humanos;
- Articulação entre departamentos;
- Organização documental;
- Alterações ao investimento inicialmente previsto; ou
- Preparação dos elementos necessários aos pedidos de pagamento.
Mas o verdadeiro potencial surge quando este conhecimento não fica confinado aos projetos financiados. As organizações executam continuamente iniciativas de transformação, digitalização, expansão, eficiência operacional ou desenvolvimento de novos produtos. Todas elas geram aprendizagem que pode alimentar uma base de conhecimento transversal.
Aprender Durante o Projeto
Um erro frequente é deixar a identificação das lições aprendidas para o encerramento. Meses ou anos depois do início do investimento, parte da informação perdeu-se e as pessoas já não recordam com precisão as razões que estiveram por detrás de determinadas decisões.
As lições devem, por isso, ser registadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
Reuniões de acompanhamento, conclusão de etapas relevantes, alterações ao plano de investimento ou resolução de incidentes são oportunidades naturais para perguntar: o que aprendemos com isto e o que devemos preservar para o futuro?
No encerramento, estas aprendizagens podem ser consolidadas e incorporadas nos procedimentos, checklists, templates ou metodologias da organização. O objetivo não é arquivar um documento. É fazer com que a experiência de um projeto altere positivamente a forma como o projeto seguinte será preparado e executado.
Transformar Experiência em Vantagem
Organizações que investem regularmente deveriam encarar cada projeto como parte de um processo contínuo de aprendizagem.
Uma estimativa mais rigorosa reduz desvios . Um risco anteriormente identificado pode ser antecipado. Um procedimento que demorava semanas pode ser preparado mais cedo. Uma evidência documental que foi difícil obter pode passar a ser solicitada logo no início. Uma solução bem-sucedida pode tornar-se prática corrente.
O resultado traduz-se em maior eficácia na concretização dos objetivos e maior eficiência na utilização dos recursos.
Num contexto em que os projetos de investimento são cada vez mais exigentes e em que os incentivos podem representar uma componente relevante da sua viabilidade financeira, aprender sistematicamente com a experiência deixa de ser apenas uma boa prática de gestão de projetos.
É uma forma de proteger conhecimento, reduzir risco e aumentar a capacidade da organização para transformar investimento em resultados.
Porque uma empresa verdadeiramente experiente não é apenas aquela que executou muitos projetos. É aquela que consegue utilizar, no próximo projeto, aquilo que aprendeu em todos os anteriores.
Innovation & Management Controller
